Afspraken- en opvolglijst

Zo gebruikt u het

1. Open het bestand in Excel, of upload het naar Google Drive en open het met Google Sheets. Bekijk de voorbeeldregels: ze komen uit drie fictieve bedrijven (een restaurant, een garage en een salon of kliniek). Verwijder ze voordat u begint; in uw eigen lijst staan alleen uw eigen aanvragen.
2. Zet elke afspraakaanvraag dezelfde dag in de lijst, ook als er nog niets is afgesproken: datum, bron, voornaam, contact (alleen als u dat nodig hebt), dienst en het gevraagde moment.
3. Kies de status uit de keuzelijst. Nieuw = nog niet beantwoord. Wacht op klant = u hebt een tijd voorgesteld of iets gevraagd. Bevestigd = staat in de agenda en de klant heeft een bevestiging. Verzet = er moet een nieuw moment komen. Geannuleerd, Niet verschenen en Afgerond sluiten de regel af.
4. Bevestig een tijd pas nadat u in de agenda hebt gekeken en de afspraak daar hebt genoteerd. Vul daarna het bevestigde moment in de lijst in.
5. Geef elke open regel een verantwoordelijke en een opvolgdatum. Een open regel zonder opvolgdatum valt buiten de telling en raakt zo uit beeld.
6. Zet Toestemming contact alleen op Ja als de klant heeft gezegd dat u een herinnering of vervolgbericht mag sturen. Bij Nee stuurt u niets extra. Wil een klant later geen berichten meer, zet het dan meteen op Nee.
7. Zet een filter op de kopregel en sorteer op Opvolgdatum, oudste bovenaan. Werk elke dag de regels met een opvolgdatum van vandaag of eerder af; dat kost meestal zo'n tien minuten.
8. Het tabblad met het overzicht telt de regels met een opvolgdatum van vandaag of eerder die niet op Afgerond of Geannuleerd staan. Aan het eind van uw dagelijkse ronde hoort dat getal nul te zijn.
9. Na de afspraak: zet de status op Afgerond of Niet verschenen en maak de opvolgdatum leeg als er niets meer hoeft te gebeuren. Typ datums altijd op dezelfde manier, bijvoorbeeld 2026-10-16.

Wat de spreadsheet voor u uitrekent

• Opvolgen vandaag of eerder: opvolgdatum verstreken en nog niet afgerond of geannuleerd
• Aanvragen zonder verantwoordelijke
• Klanten zonder toestemming voor contact
• Aantal aanvragen per status

De formules staan in het bestand zelf; u ziet ze door op een cel te klikken. In Google Sheets opent u het bestand via Bestand → Importeren of door het naar Google Drive te slepen.

De kolommen

Voorbeeldgegevens (fictief)

Het bestand bevat een paar verzonnen voorbeeldregels, grijs gemarkeerd. Ze laten zien hoe een ingevulde regel eruitziet. Verwijder ze voordat u begint.

Privacy en bewaren

Noteer alleen wat u nodig hebt om de afspraak te maken en na te komen: een voornaam, een contactgegeven als u de klant moet kunnen bereiken, en het soort dienst. Zet nooit gezondheidsinformatie (klachten, diagnoses, medicijnen, uitslagen) of betaalgegevens in deze lijst; bij een kliniek of praktijk hoort inhoudelijke informatie in het patiëntendossier. Deel het bestand alleen met de collega's die het nodig hebben, met hun eigen account, en niet via een openbare link. Haal iemands toegang weg zodra die persoon vertrekt. Kies zelf een bewaartermijn en verwijder afgesloten regels die u daarna niet meer nodig hebt. Welke wettelijke regels voor u gelden, hangt af van uw sector en de geldende wetgeving; vraag bij twijfel advies.